براساس ماده 6 قانون تجارت، تمامی تجار، به استثنای کسبه جزء، موظف به ثبت و پلمپ دفاتر زیر هستند یا هر دفتر دیگری که توسط وزارت عدلیه به عنوان جایگزین این دفاتر تعیین می‌شود:
1- دفتر روزنامه
2- دفتر کل
3- دفتر دارایی
4- دفتر کپیه
برای حفظ اعتبار و اهمیت قانونی دفاتر تجاری، قوانین خاصی برای تهیه آنها وضع شده است. به موجب مواد 11 و 12 قانون تجارت، دفاتر روزنامه، کل و دارایی باید قبل از ثبت هرگونه معامله، توسط نماینده اداره ثبت شماره‌گذاری، امضا و پلمپ شوند.
امروزه با توجه به راه‌اندازی سیستم جدید اینترنتی، افراد می‌توانند از طریق سامانه اداره ثبت شرکت‌ها، درخواست خود را برای ثبت و پلمپ دفاتر تجاری به صورت آنلاین ثبت کنند. در این مقاله دیجی کورو قصد داریم تا مراحل ثبت نام اینترنتی پلمپ دفاتر را به طور کامل توضیح دهیم.
مراحل ثبت پلمپ دفاتر تجاری در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها
- مراجعه به سامانه
ابتدا به سامانه اداره ثبت شرکت‌ها به نشانی irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید و به بخش «پلمپ دفاتر تجاری» وارد شوید. اگر متقاضی پلمپ دفاتر یک شخص حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت‌ها است، باید در قسمت «اطلاعات متقاضی پلمپ»، گزینه مربوط به شخص حقوقی را انتخاب کنید. - وارد کردن اطلاعات شخصیت حقوقی
تابعیت، شناسه ملی، شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی را وارد کنید. توجه داشته باشید که تمامی پیامک‌های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراهی که درج کرده‌اید ارسال می‌شود. - تعیین سال و ماه مالی
تاریخ شروع سال مالی و ماه مالی را مطابق با اطلاعات اساسنامه شخصیت حقوقی وارد کنید. سامانه تاریخ پایان سال مالی را محاسبه خواهد کرد. توجه داشته باشید که تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و تاریخ درخواست پلمپ مبنای شروع سال مالی نیستند. - وارد کردن اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر
در این مرحله، آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده را وارد کنید. توجه داشته باشید که دفاتر پلمپ شده به آدرس ذکر شده ارسال می‌شود، بنابراین در وارد کردن این اطلاعات دقت کنید. در حال حاضر این خدمت فقط برای شهر تهران فعال است. اگر شهر شما در گزینه‌های ارائه شده نبود، به شیوه قبلی عمل کنید. - بررسی و تأیید اطلاعات
اطلاعات وارد شده مربوط به شخصیت حقوقی را بررسی کنید. اگر اطلاعات صحیح بود، روی «تأیید اطلاعات شخص حقوقی» کلیک کنید. در غیر این صورت، به واحد ثبتی مربوطه مراجعه کنید. - دریافت شماره پیگیری
پس از وارد کردن اطلاعات، شماره پیگیری دریافت خواهید کرد. سپس سمت تکمیل‌کننده اظهارنامه را از فهرست انتخاب کنید و اطلاعات یکی از اعضای هیأت مدیره را وارد کنید. - وارد کردن اطلاعات سایر اعضای هیأت مدیره
اسامی و اطلاعات سایر اعضای هیأت مدیره را وارد کرده و سپس به مرحله بعد بروید. - تعیین سمت و حدود اختیارات اعضای هیأت مدیره
در این مرحله، سمت اعضای هیأت مدیره، مدت تصدی (محدود/نامحدود) و تاریخ شروع سمت را وارد کنید. سپس وضعیت حدود حق امضای اعضا و سمت عضو هیأت مدیره را مشخص کنید. - انتخاب دفتر مورد تقاضا
در فرم «دفتر مورد تقاضای شخص»، نوع دفتر (کل و روزنامه)، تعداد برگ‌ها و تعداد جلدهای مورد نیاز را مشخص کرده و اطلاعات را ذخیره کنید. - تأیید اطلاعات و ارسال مدارک
پس از طی مراحل، وارد صفحه تأیید صحت اطلاعات شوید. گزینه «تأیید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز» را انتخاب کنید. سپس اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضا شده را به همراه سایر مدارک لازم به اداره ثبت ارسال کنید. اداره پست دفاتر پلمپ شده را به آدرس ثبت شده ارسال خواهد کرد. - دریافت کد پیگیری و ثبت اطلاعات در سامانه
پس از ارسال مدارک و دریافت کد پیگیری، اطلاعات تحویل مدارک به پست را در سامانه وارد کرده و گزینه «پذیرش نهایی» را کلیک کنید. - پرداخت وجه و پلمپ دفاتر
پس از تأیید مدارک توسط کارشناس حقوقی، اجازه پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آنها صادر می‌شود. متقاضیان باید مبلغ تعیین شده را به صورت اینترنتی پرداخت کنند.
نکته: اگر کاربر نیاز به دفاتر خاصی دارد، باید پس از اتمام مراحل درخواست و تأیید نهایی در سامانه، به ادارات پست مرکز استان یا شهرستان مراجعه و دفاتر را تحویل بگیرد.
انواع دفاتر روزنامه
دفاتر روزنامه به دو نوع اصلی تقسیم می‌شوند: دفتر روزنامه عمومی و دفتر روزنامه اختصاصی. این دفاتر برای ثبت کلیه رویدادهای مالی و محاسباتی، معاملات تجاری و اسناد، با رعایت اصول و مقررات قانون تجارت و استانداردهای حسابداری استفاده می‌شوند.
الف- دفتر روزنامه عمومی
این نوع دفتر دارای دو ستون بستانکار و بدهکار است و اغلب توسط شرکت‌ها و مؤسسات تجاری کوچک برای ثبت معاملات و رویدادهای مالی استفاده می‌شود.
ب- دفتر روزنامه اختصاصی
دفتر روزنامه اختصاصی بیشتر برای شرکت‌ها و مؤسسات تجاری بزرگ کاربرد دارد. در این نوع دفاتر، تعداد زیادی از معاملات تجاری تکراری ثبت می‌شود. این فعالیت‌های مالی عمدتاً به چهار گروه تقسیم می‌شوند و اطلاعات هر گروه به صورت جداگانه ثبت می‌گردد. این گروه‌ها شامل دفتر روزنامه خرید، پرداخت‌های نقدی، فروش و دریافت‌های نقدی هستند که اطلاعات مالی مربوط به هر یک، براساس تاریخ و شرح معامله ثبت می‌شود.
دفاتر کل
دفتر کل برای هر حساب یک صفحه مجزا دارد. هر تاجر باید کلیه معاملات خود را حداقل هفته‌ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج کرده و براساس نوع معامله، آنها را در صفحه مخصوص به آن در دفتر کل به طور خلاصه ثبت کند.
دفاتر دارایی
دفتر دارایی دفتری است که در آن هر تاجر باید لیستی کامل و جامع از کلیه دارایی‌های منقول و غیرمنقول، بدهی‌ها و مطالبات سال گذشته خود را به صورت جزئی و به ترتیب قید کند. این لیست باید تا پانزدهم فروردین سال بعد تهیه و امضا شود.
دفتر کپیه
دفتر کپیه دفتری است که در آن، تاجر باید کلیه مخابرات، مراسلات و صورتحساب‌های صادره خود را به ترتیب تاریخ ثبت کند. همچنین، باید کلیه مراسلات و مخابرات وارده و صورتحساب‌های دریافتی را به ترتیب تاریخ ورود، مرتب کرده و در لفاف مخصوصی نگهداری کند.
بیشتر بخوانید: ثبت نام آنلاین پاسپورت و تمدید سریع گذرنامه زیارتی
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر
مدارک مورد نیاز برای اشخاص حقیقی:
- کپی کارت ملی: ارائه کپی کارت ملی متقاضی.
- کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت: ارائه کپی پروانه کسب یا هر نوع مجوز فعالیت قانونی.
- اصل اظهارنامه پلمپ: اظهارنامه پلمپ که با مهر و امضا شده باشد.
- وکالتنامه وکیل: در صورتی که کارها توسط وکیل انجام می‌شود، ارائه وکالتنامه الزامی است.
مدارک مورد نیاز برای اشخاص حقوقی:
- اصل اظهارنامه پلمپ با امضا: اظهارنامه پلمپ باید به امضای مدیرعامل شرکت رسیده باشد.
- معرفی‌نامه برای اشخاص دولتی: اگر متقاضی یک نهاد دولتی است، ارائه معرفی‌نامه ضروری است.
- کپی کارت ملی مدیر عامل: کپی کارت ملی مدیرعامل شرکت.
- مهر شرکت: مهر رسمی شرکت.
- کپی روزنامه تأسیس شرکت: ارائه کپی روزنامه رسمی تأسیس شرکت.
- کپی روزنامه حاوی تغییرات شرکت: ارائه کپی روزنامه رسمی که تغییرات شرکت در آن منتشر شده است.
- وکالتنامه وکیل مسئول: اگر وکیل امور را انجام می‌دهد، ارائه وکالتنامه وکیل الزامی است.
شروع سال مالی پلمپ دفاتر
هر سال مالی، اداره دارایی برای بررسی حساب‌ها و دریافت مالیات از دفاتر پلمپ شده استفاده می‌کند. مودیان مالیاتی باید دفاتر پلمپ شده را برای همان سال مالی مورد استفاده قرار دهند. در صورت نیاز به دفاتر جدید در پایان سال، می‌توانند دفاتر جدید را دریافت کنند. ثبت و پلمپ دفاتر تجاری باید قبل از آغاز سال مالی جدید انجام شود.
عواقب عدم پلمپ دفاتر در مهلت مقرر
تمامی افراد (حقیقی و حقوقی) موظف به انجام تکالیف مالیاتی هستند. عدم پلمپ دفاتر در موعد مقرر منجر به عدم امکان تسلیم اظهارنامه مالیاتی می‌شود و جریمه و مجازات‌های مالیاتی به دنبال خواهد داشت.
جریمه‌های عدم پلمپ دفاتر قانونی
طبق ماده 193 قانون مالیات‌های مستقیم:
- عدم ارائه دفاتر قانونی: جریمه معادل 20 درصد مالیات متعلق.
- رد دفاتر قانونی: جریمه معادل 10 درصد مالیات متعلق.
- تأخیر بیش از 15 روز در پلمپ دفاتر: منجر به رد دفاتر و جریمه معادل 20 درصد مالیات محاسبه شده خواهد بود.
عواملی که موجب رد درخواست پلمپ دفاتر می‌شوند:
- خطخوردگی، حاشیهنویسی، خراشیدگی و پاک کردن مندرجات
- کمبود صفحات در دفاتر
- ثبت نکردن فعالیت‌های مالی
- استفاده از دفاتر خالی سالهای قبل
- استفاده از یک دفتر برای ثبت مراودات مالی چند سال
مطلب آموزشی: نحوه دریافت وام طرح مهربانی بانک ملی + اضافه کردن ضامن
پیگیری پلمپ دفاتر
پس از ارسال مدارک، برای پیگیری اظهارنامه پلمپ دفاتر باید مراحل زیر را طی کنید:
- وارد کردن کد مرسوله پستی در سامانه: بارکد پستی مرسوله خود را از اداره پست دریافت کرده و در سامانه وارد کنید.
- تأیید ارسال مدارک: وضعیت «ارسال مدرک شده» در سامانه نشان‌دهنده موفقیت در ارسال مدارک است.
- تأیید کارشناس اداره ثبت شرکت‌ها: مدارک طی دو روز توسط کارشناسان بررسی و تأیید می‌شود. پس از تأیید، باید هزینه پلمپ دفاتر را پرداخت کنید.
- پایان عملیات پیگیری پلمپ دفاتر: در این مرحله، دفاتر به اداره پست ارسال و وضعیت «پایان عملیات پلمپ» در سایت نمایش داده می‌شود.
نتیجه گیری
پلمپ دفاتر تجاری یکی از الزامات قانونی برای تمامی تجار و شرکت‌ها است که باید قبل از آغاز سال مالی جدید انجام شود. عدم رعایت این قانون ممکن است منجر به جریمه‌ها و مشکلات مالیاتی شود. فرایند پلمپ دفاتر، از ثبت درخواست در سامانه ثبت شرکت‌ها تا ارسال مدارک و دریافت تأییدیه، نیازمند دقت و رعایت نکات قانونی است. همچنین، آماده‌سازی مدارک مورد نیاز برای اشخاص حقیقی و حقوقی باید با دقت انجام شود تا از رد درخواست و تحمیل جریمه‌های مالیاتی جلوگیری شود.
سوالات متداول (FAQ)
1. پلمپ دفاتر تجاری چیست و چرا انجام آن ضروری است؟
پلمپ دفاتر تجاری فرآیندی است که طی آن دفاتر قانونی (دفتر روزنامه و دفتر کل) مهر و امضا می‌شوند. این دفاتر برای ثبت کلیه فعالیت‌های مالی شرکت‌ها استفاده می‌شوند و عدم پلمپ آنها میتواند منجر به جریمه‌های مالیاتی شود.
2. مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر تجاری چیست؟
مدارک مورد نیاز برای اشخاص حقیقی شامل کپی کارت ملی، پروانه کسب، اصل اظهارنامه پلمپ، و در صورت نیاز وکالتنامه وکیل است. اشخاص حقوقی نیز باید اصل اظهارنامه پلمپ، کپی کارت ملی مدیرعامل، مهر شرکت، کپی روزنامه تأسیس و تغییرات شرکت، و وکالتنامه وکیل را ارائه دهند.
3. عواقب عدم پلمپ دفاتر در مهلت مقرر چیست؟
عدم پلمپ دفاتر در مهلت مقرر میتواند منجر به عدم امکان تسلیم اظهارنامه مالیاتی و همچنین جریمههایی معادل 20 درصد مالیات متعلق و 10 درصد مالیات برای رد دفاتر شود.
4. چگونه می‌توان پیگیری پلمپ دفاتر را انجام داد؟
پس از ارسال مدارک، با دریافت بارکد پستی و ورود آن در سامانه ثبت شرکت‌ها، می‌توانید مراحل پیگیری را انجام دهید و پس از تأیید مدارک توسط کارشناس، هزینه پلمپ دفاتر را پرداخت کنید.
5. چه عواملی ممکن است باعث رد درخواست پلمپ دفاتر شوند؟
عواملی مانند خطخوردگی، حاشیهنویسی، استفاده از دفاتر خالی سالهای قبل، یا ثبت نکردن یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر میتواند موجب رد درخواست پلمپ دفاتر شود.
نظرات کاربران